Hoy te compartiré lo que he aprendido en más de 7 años, utilizando Evernote como mi cerebro digital.

Como puedes ver en esta imagen, mi cuenta de Evernote contiene más de 7.932 notas, capturadas durante todos estos años.

Utilizo Evernote todo el día, todos los días, casi “momento a momento”… Ya sea desde mi computadora, o desde mi celular.

Recuerda; veo a Evernote como un segundo cerebro, uno externo que vive en la nube digital.

Para mí, Evernote cumple con una sola función; “Ayudarme a recordar cosas!”.

Aunque nuestro cerebro fisiológico, tiene millones de neuronas, este no es bueno para recordar cosas. De hecho; cada noche mientras dormimos, nuestro inconsciente tiene que borrar información que no sea importante y guardar la que sí es importante, tal vez la que más nos emocionó o nos impactó, en ese día.

Entonces; si Evernote es para recordar, y mi cerebro es para crear…

¿Por qué voy a desperdiciar energía neuronal, recordando los 5 puntos más importantes, que se acordaron durante una reunión hace 6 meses, si puedo ir a mi celular, abrir Evernote y con solo escribir un par de palabras, aparece esa nota exacta, en menos de 5 segundos?

Solo tengo que decir: “Permíteme 5 segundos y te digo en lo que quedamos hace 6 meses”. Y Boom!, tengo toda la conversación frente a mí, y puedo ver rápidamente los 5 puntos más importantes, resultados y en negrillas.

Entonces, ¿por qué no usar mejor esa energía neuronal en idear o crear algo, en lugar de “gastarla”, tratando de recordar lo que sucedió hace 6 meses, en esa reunión?

Por eso, utilizo Evernote!. Y por eso lo llamo mi cerebro digital.

Algunos pueden pensar que soy adicto a Evernote, pero no es la realidad. Solo me apalanco de la tecnología, para ser más eficiente y productivo en las cosas que hago día a día.

Siempre lo he dicho y lo volveré a decir;

“El secreto de la productividad, está en la administración permanente, de la energía neuronal”

Ahora; puedes estarte preguntando…

Cómo me organizo con Evernote?

Primero, tienes que entender la misión de Evernote:

«Get organized. Work smarter. Remember everything”.
“Organízate. Trabaja más inteligentemente. Recuérdalo todo”.

Si sigues estos 3 pasos; tu vida será más fácil.

Organízate:

Si aún no tienes una cuenta, o ya llevas un tiempo utilizando Evernote, es importante que primero entiendas un modelo;

Y este lo enseño en mi programa neurOproductivo, y es el modelo de la priorización.

Todo lo que hago, lo hago en 3 puntos. 1,2,3.

Porque el cerebro funciona mucho mejor con 3, y no más de 4. Es decir; que no puedes retener más de 4 cosas en tu memoria de trabajo (O memoria RAM neuronal, por decirlo así).

Si ves de nuevo esta imagen, podrás ver que el orden de priorización que da Evernote es muy claro:

Primero son las “Notas” (Notes)

Segundo son las “Libretas” (Notebooks)

Y tercero; son las “Etiquetas” (Tags)

1-Las notas es donde vive el contenido, lo que capturas, lo que anotas, las notas que quieres recordar en un futuro.

2-Las libretas, es donde viven las notas. Allí agrupas todas las notas que quieras, que pertenezcan a cierta categoría.

De hecho; hemos sido entrenados (A través del e-MAIL, y las computadoras) a utilizar carpetas, como el sistema principal de organización, es la manera cómo organizas tus archivos en tu computadora, correcto?

Y finalmente; vienen…

3-Las Etiquetas (Tags).

Una etiqueta o tag; es una o varias «palabras clave» asignada a una nota, con el propósito de identificarla más fácilmente.

Sin embargo; Evernote la pone en Prioridad #3?.

Entonces; para organizarnos con Evernote, podemos usar este nivel de priorización, que ya viene por defecto dentro de cada cuenta en Evernote y así trabajar más inteligentemente (ese es el paso 2).

Y para eso; vamos a usar el modelo de Vilfredo Pareto, otro de mis Modelos preferidos; el “80/20”.

Este modelo dice que el 80% del resultado, viene del 20% de las acciones, que el 80% de las ventas, vienen del 20% de los vendedores, y así funciona para casi todo.

Si ya tenemos el orden de cómo podemos utilizar Evernote: Primero Notas, segundo Libretas y tercero Etiquetas-Tags…

Entonces para organizar inteligentemente nuestras notas, que es donde vive el contenido que capturamos y anotamos… Diríamos que vamos a utilizar las Libretas en un 80% del tiempo, como estructura principal de organización y el 20% restante, para las etiquetas.

Muchas personas comienzan a utilizar Evernote, teniendo cientos y cientos de etiquetas creadas, y aplican 3 a 5 de ellas, cada vez que guardan una nota, sin darse cuenta que el sistema de búsqueda de Evernote es robusto y sólido…

Podría comparar este sistema de búsqueda, con el de Google.com

Todos sabemos que el secreto de Google, es el buscador. Verdad?. Es donde ellos más invierten tiempo y recursos en este algoritmo de búsqueda.

Google es lo que es, por ese sofisticado algoritmo de buscar y encontrar la información más relevante, de acuerdo a la palabra clave que escribes.

Entonces; porque invertir tiempo extra en agregar 1,2,3 o más etiquetas a cada nota, en lugar de usar el poder del buscador, de Evernote?…

En lugar de eso; no sería mejor agregar esa nota a un folder/carpeta? En el caso de Evernote, en una Libreta?.

¿No estamos entrenados neurológicamente también, a tener carpetas físicas (Foto) y adentro del sobre de manila o carpeta; agregábamos hojas y hojas, recibos y extractos bancarios? Sabiendo que si necesitábamos uno de esos documentos, solo íbamos a la carpeta física correcta?.

Nuestro cerebro, funciona mejor por localización.

La cocina está localizada en un lugar. Y en la cocina hay cajones. En cada cajón hay un grupo de cosas.

Has notado que cuando necesitas algo de la cocina, casi sin pensarlo sabemos donde ir? Sabemos qué cajón abrir? Y lo hacemos hasta sin mirar?

Organizarte con Etiquetas en Evernote, es como tener el cuchillo de la cocina en un cajón en el centro de la casa, porque también lo usas para otras cosas… Como abrir la correspondencia en la sala, o abrir cajas de las cosas que compras y te llegan a casa.

Inclusive; tener ordenado Evernote con solo etiquetas, es como tener ese cuchillo en cualquier lugar de la casa… porque no vive en ningún cajón de manera exclusiva. Las etiquetas; no tienen localización. Son como las etiquetas de precio, que ves en la ropa que quieres comprar. Sin embargo; esta camisa la localizas en la sesión de hombres (Libretas), correcto?

Si comienzas a usar Evernote desde ahora cómo tu cerebro digital (para recordar cosas), es bueno que comiences por usar “Libretas» como tu principal fuente de organización y “no» Etiquetas.

En esta imagen puedes ver; que hace 7 años inicie con etiquetas y llegue a tener más de 500. Te imaginas como me compliqué, porque tenía que recordar 500 palabras clave (Etiquetas), para buscar cada nota?.

No cometas el error que cometí!.

Más bien, ese tiempo… Dale prioridad a escribir un buen título en cada nota, y ubica esa nota a una “Libreta”, el hogar donde vivirá esa nota.

Y confía en el algoritmo de búsqueda de Evernote; porque este te encontrará “sí o sí” esa nota cuando la necesites.

En un próximo artículo; te daré a conocer mi estrategia para utilizar correctamente “etiquetas”.

Conclusión:

Para mí Evernote, es más que mi «Cerebro Digital», es mi «Google Personal”, que me ayuda a encontrar y recordarlo TODO.

Si realmente quieres ser productivo, tienes que comenzar primero por organizar correctamente tu información, liberando a tu mente de recordar, recordar, recordar…

Así es como tu mente comienza a idear, idear, idear. Al fin y al cabo, es lo que mejor hace el cerebro, cierto?

“Las ideas, son las dueñas de la economía” – CARLOS – EL COACH

Utiliza libretas como tu sistema principal de organización, y estarás a salvo y libre para las ideas creativas. 

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